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不同角度看到的結果也不相同,RPA能帶來的10個業務價值你是否瞭解?

RPA的業務價值




它能給企業能帶來什麼收益、它有什麼業務價值?

01

節省成本


通過自動化科技來降低運營成本,减少人力投入,這是產生RPA的原動力。

02

提升運營效率


機器人以超於常人的速度工作,且可以24小時一直運行,而人類員工可能會因為疲倦、懈怠、分心等生理或心理因素拖慢正常的工作效率。

如果說現時不應過於討論自動化的成本節省問題,那麼值得討論的問題就是時間的節省和效率的提升。

我們與其費盡心機地計算每個環節的工作成本,還不如將精力投入到如何改進自動化的生產效率,人員應該如何配合自動化的過程。

把目光放長遠一些,成本减少不過是效率提升的一個副產品。 對於如何最大化地提升效率,我們需要考慮以下幾點。

1.要考慮機器人的合理工作日程編排,充分發揮單個機器人的使用效率,以及機器人與機器人之間的合作效率。

2.儘量採用不需要有人參與合作的機器人運行管道,從而减少人機交互帶來的效率損失。

3.對於剛剛嘗試使用RPA的企業來講,初期實施的流程都是單一流程,即發生在整個流程中的某一環節


03

提高流程質量和業務處理的準確性


提高流程質量是為了最大化地提升該流程的交付成果質量,並在過程中减少浪費。


儘管一些企業已經有了非常嚴密的操作規範,但人類員工在工作中還是經常會出現處理步驟遺失或顛倒的情况,進而影響到交付成果質量,或給後續的處理流程帶來隱患。

這樣的錯誤對於管理者來講是很難監督的,因為不會採用人工的管道來監督員工的每個工作細節,通常是採用老員工“傳幫帶”的學徒管道。

員工通常對這些錯誤也是不自知的,可能直到多年後造成企業的直接損失之時才會被發現。 而RPA必須按照既定的設計步驟來嚴格執行,而且通常會選取效率和質量最佳的人類員工的操作管道來執行,這些執行過程又是完全透明地展示在管理者的面前。

在一些複雜的業務操作中,員工手工操作容易出錯,當出現錯誤時,又需要複雜的錯誤修正處理過程。

RPA的流程處理基於結構化數據,所以理論上可以達到100%的準確性。 但這並不意味著RPA永遠都不出差錯,如果出現了之前沒有測試過的一些情况,則很有可能導致RPA機器人出現錯誤操作。

另外,一旦RPA有錯誤的操作,這個錯誤也會被100%執行,直到有人發現。 所以,RPA不但需要完善的測試工作,還需要在生產中不斷優化提升,進行定期巡檢,逐步彌合真實運行環節的各種情况,不斷完善機器人的穩定性和健壯性,就如同工廠裏的老師傅愛護自己的機器一樣,員工也要愛護幫助你完成工作的機器人。

04

提升流程的合規性和安全性


由於企業內外部的監管合規要求不斷加強,一些新規則和新法規的推出也給業務流程新增負擔。

為此,以防手動錯,RPA可以記錄業務處理的每個步驟,並能為合規管理員提供完整透明的資訊。

一些必要的合規操作要求可以統一加載到機器人的自動化腳本中,這樣可以避免人類由於疏忽這些規則而帶來的風險。

企業中的風險和合規部門也可以使用RPA幫助自己執行檢查工作,從而减少他們自己的日常工作量,提升監管效率。

由於安全性涉及的範圍很廣,我們利用兩個方面的例子來加以說明。

一個是關於資料安全。 企業中經常會涉及一些敏感業務數據的操作,如果這些數據經過人工來處理,就可能有被篡改和洩露的風險,如果引入RPA,由機器人進行資料處理,再將這個操作過程對人隱藏,就可以最大限度地减少員工與敏感數據的接觸,從而降低欺詐和違規發生的可能性。


另一個是關於網路安全。 一些企業會嚴格禁止員工在自己的工作電腦上訪問外部網站。 這是擔心員工可能將企業的內部數據對外洩露,或是員工在瀏覽外部網站時,不小心受到木馬病毒或網絡攻擊等。 這種管道其實是一把雙刃劍,保護網站安全的同時卻限制了員工便捷獲取外部網絡資訊。


但是RPA可以很好地解决這個問題,它只會按照既定的規則訪問固定的網站,獲取固定的資訊,而不會點擊或瀏覽其他資訊,所以對RPA開放網絡許可權沒有任何風險。

員工需要什麼外網資訊,就可以利用機器人來幫助抓取。

RPA這種既像人類又像機器的特徵,可以幫助我們解决很多企業運營中的難題。

05

高敏捷性


RPA能够提高敏捷性的原因包括投入少、週期短、見效快、易學易會。 除此之外,還有很多敏捷特徵是在RPA實施過程中所體現的。

例如,由於機器人類比的人工操作有很多細節,所以通過傳統的紙面書寫的需求說明書難以充分表達,通常在開發過程中需要業務人員和開發人員一起參與,共同討論來確定每個實現細節。

06

實施見效快


前面幾點業務價值在用戶回饋統計中也都排在了滿足預期的前幾名,說明這些價值對於RPA的供需雙方都是認同的。 但是有一點是雙方存在爭議的,就是關於RPA項目的實施速度。

在各種實踐案例中,我們發現了導致RPA項目延遲的幾個原因。

第一,現時企業大多執行的是一些RPA試點項目,從IT的開發人員到業務人員再到首長領導,對RPA的思想理念、科技特徵、軟體產品、實現方法等都不熟悉,即使是那些外部服務供應商也只擁有少量的RPA專家,內外部的人才短缺都造成了較長的學習曲線, 從而影響了項目的交付週期。


第二,企業已有的流程標準化程度和規則化程度不足以滿足RPA項目的實施,所以在項目前期需要長時間的流程梳理和規則梳理工作,導致該項工作超出了原本的預期; 另外,企業中原有的管理體系無法滿足RPA項目的實施特徵,如通常需要給機器人申請一個新的用戶ID和口令用於系統操作,但企業原有的審批流程只是針對新員工入職的,所以在流程上就無法繼續進行,中間需要多次溝通,類似的例子還有很多。


所以專案管理流程和機制上的障礙都是導致RPA項目無法順利進行的原因。 不過可喜的是,對於那些願意參與RPA實踐的行業領先者來說,他們願意持更加開放的心態來看待這些問題,只有直面問題、解决問題,才能避免未來RPA項目大規模實施時的風險。

07

提升客戶體驗


通常我們認為RPA只是為企業的後臺運營提供幫助,而事實上RPA也能作用於對外客戶服務領域。

第一,可以將RPA技術應用到對外客戶服務領域。


第二,RPA可以直接協助客戶實現自助服務。


第三,即使RPA只是應用到企業的內部作業流程中,由於後臺的加速也會同樣帶來前臺的加速,最終體現為對客戶服務效率上的提升。


08

提升員工滿意度,帶來員工技能轉型


當員工剛剛開始瞭解RPA時,他們可能會隱隱覺得機器人會影響到他們現有的工作,甚至會影響到企業是否囙此裁員。

但是在所有的案例中,我們看到更多的是企業利用RPA來减少員工的重複工作和無聊的系統操作,或者利用RPA來補充那些長期人手不足的崗位。


所有的企業管理者對此都擁有清醒的認識,現時更需要的是人類和機器人可以共存並且能够並肩工作,希望能夠避免員工在重複勞動中產生不良情緒。

消除不良情緒比起减少的工作量來說甚至更有價值,因為不良情緒可能會導致員工喪失工作積極性,甚至是離開現有的崗位或企業,而且這種情緒會在員工之間相互傳染,導致整個團隊的戰鬥力都會變弱。

管理者都希望員工在工作中能够獲得成長,而RPA可以準確地執行員工的手工任務,使員工可以將更多的時間投入到更多有價值的工作中。

而一線員工可以成為問題解决者和關係構建者,使他們獲得一個光明的職業前景。

09

充分發揮流程在企業中的價值


如果說“數據”是一家公司的血液,那麼“流程”就是這家公司的骨骼。

而RPA有機會讓IT固化的層級做到更細,即“操作步驟”級不但是固化,而且可以讓機器人保留每個操作細節的數據,這對於人類員工是難以做到的。

這麼精細的流程監控可以讓管理者分析機器人的每個操作步驟,快速識別流程中存在的瓶頸,更清晰地瞭解運營情况,為企業中的流程持續優化提供機會。

RPA其實是對原來的流程管理思想和管理體系的一種有效補充,借助於自動化可以更深地挖掘流程管理在企業運營的潜能,提升流程績效水准,為流程管理者打開新的一扇窗。

10

提升業務部門與科技部門的合作水准


關於傳統企業的業務部門和科技部門的合作管道,一般是業務部門提出資訊系統的建設需求,科技部門作為系統的承建方,負責系統的採購、建設、上線、運維等工作。 雙方在合作過程中主要的衝突點集中出現在兩個地方,一個是需求階段,另一個是維護階段。

在需求階段,科技部門認為業務部門提出的需求不够明確、不够細緻,而且經常改變; 而業務部門認為自己既不懂科技,又不懂系統建設,所以無法拿出更準確的需求。 在維護階段,業務部門認為對於系統運行中出現的問題,科技部門修復不及時; 對於新的補充需求,科技部門更是一拖再拖。

而科技部門受制於系統架構和上線風險等問題,在投人資源有限的情况下,無法迅速做出反應。 在這樣的合作模式下,長此以往,雙方經常相互抱怨,積累了很多怨氣。

RPA的出現會帶來局面上的改觀。

在業務部門一方,由於其需要深度參與到機器人流程的梳理過程中,而且可能會親自參與自動化的維護工作,甚至是自己動手來修復程式的Bug,這樣,業務人員會逐步瞭解電腦的工作機理,並且加深對科技部門的理解。

這不但提升了整體的IT建設效率,而且提升了業務部門對自動化流程應用和維護的自身能動性。

當業務部門對RPA應用和維護的能力不斷強化後,科技部門也將獲得更少的自動化變更請求,可以减少系統維護的工作壓力。

在科技部門一方,在RPA項目實施過程中,科技人員需要經常與業務人員並肩工作,討論和分析每個環節的自動化處理方案,使科技人員深入地瞭解了業務過程,提升了業務水準。

由於RPA項目具有風險小、建設週期短、見效快的特徵,科技部門能够迅速實現業務部門所提出的新增需求或變更需求,這也新增了科技部門在企業中的受信任度和滿意度。




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